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它不僅是質(zhì)量手冊的支持性文件,也是指導(dǎo)三級、四級文件(比如作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量計劃和記錄)使用和編寫的依據(jù)。關(guān)于如何編寫程序文件,本文包含了這幾個部分程序文件的結(jié)構(gòu)程序文件的編寫內(nèi)容如何確保程序文件的有效性和適用性注意事項寫在最后一、程序文件的結(jié)構(gòu)關(guān)于程序文件的結(jié)構(gòu),結(jié)合目前接觸的企業(yè)資料以及一些書籍上的內(nèi)容,程序文件的結(jié)構(gòu),主要包含如下幾個部分:1、基礎(chǔ)信息基礎(chǔ)信息這一部分適用于所有文件,主要包含了封面、修訂頁、目的、適用范圍等內(nèi)容。1)封面,通常需要包含程序名稱、文件編號、版本號、發(fā)布日期、受控狀態(tài)等。2)目的則是為了確保文件的有效性,需要明確該程序文件的目的和適用范圍3)范圍,程序文件應(yīng)當(dāng)描述其范圍,包括適用的,不適用的等等。2、核心內(nèi)容核心操作內(nèi)容體現(xiàn)了不同程序文件的操作規(guī)范和職責(zé)權(quán)限,主要包括職責(zé)和權(quán)限,活動流程以及輔助流程圖等內(nèi)容1)職責(zé)和權(quán)限。每個程序文件都要有明確的職能部門和崗位,規(guī)定職能部門及崗位的職責(zé)和權(quán)限,可以用流程圖和文字描述的方式進行明確。2)工作流程。在描述工作流程時,可輔助以5W1H的原則進行描述
程序文件的結(jié)構(gòu)程序文件的編寫內(nèi)容如何確保程序文件的有效性和適用性注意事項寫在最后
3、支持性內(nèi)容主要列出相互支撐的文件和記錄、以及相關(guān)的術(shù)語解釋等4、其他根據(jù)實際需要進行增加,比如表單、保密等級等二、程序文件的編寫內(nèi)容這里主要對必須編制的程序文件進行簡單的說明1、文件控制程序該程序文件主要規(guī)范了企業(yè)內(nèi)部文件的編制、審批、發(fā)布、修訂廢止等流程,包含了版本的管理、分發(fā)回收和銷毀等環(huán)節(jié)。2、記錄控制程序規(guī)定了企業(yè)內(nèi)部記錄的編制、保存、查閱、銷毀等管理流程,應(yīng)包括過程審核記錄、糾正和預(yù)防措施記錄等。3、不合格品控制程序包含了不合格品的識別、處置、評估和改進措施。4、內(nèi)部審核管理程序規(guī)定了組織如何進行內(nèi)部審核,包括策劃(執(zhí)行頻率)、實施、報告和后續(xù)改進的措施。5、糾正措施程序規(guī)定了對不合格項采取糾正措施的流程,主要有調(diào)查、分析、改進計劃等6、預(yù)防措施程序主要通過預(yù)防措施避免潛在問題的發(fā)生。其他諸如管理評審控制程序規(guī)定如何進行管理評審,包括策劃、實施和記錄等環(huán)節(jié)。簡言之,每個程序文件都有自己的作用,具體需要什么,需要多少,還要看企業(yè)的具體情況。三、如何確保程序文件的有效性和實用性1、結(jié)合實際需求,明確程序文件的目的和范圍2、在標(biāo)準(zhǔn)要求的基礎(chǔ)上,使用5W1H原則描述活動環(huán)節(jié),再輔以流程圖提高可操作性3、多部門參與,高層領(lǐng)導(dǎo)進行批準(zhǔn)和支持,確保程序文件的內(nèi)容充分適宜4、定期評估,通過內(nèi)審和管理評審及時發(fā)現(xiàn)問題,進行及時修訂。5、統(tǒng)一編號、版本號、發(fā)布日期等信息。四、注意事項1、目的和適用范圍一定要明確,使得相關(guān)人員一看就懂2、文件內(nèi)容應(yīng)盡量簡潔明了3、可操作性要強,最好具體描述每一個步驟的方法和責(zé)任人4、職責(zé)分工要清晰明了5、可采用5W1H的原則,使得內(nèi)容邏輯清晰6、格式最好規(guī)范統(tǒng)一到此,程序文件的編制也梳理完畢,內(nèi)容看起來好像就這么多,但是真的去一個個編制,也挺費時費力的,不容易!
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